T.C.
AYDIN VALİLİĞİ
Sağlık Müdürlüğü

KONU: Otomasyon

..................SAĞLIK OCAĞI TABİPLİĞİ

            İlimizde birinci basamak sağlık bilgi sistemine (otomasyon) dahil olan ve uygulama eğitimi tamamlanan birinci basamak sağlık kuruluşlarımızda uygulamanın nasıl yürütüleceği ve poliklinik hasta kayıt defterlerinin nasıl tutulması gerektiği ile ilgili hükümler aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır.
a) Otomasyon poliklinik modülü sistem girişi hekimler tarafından kendi adlarına oluşturulan kullanıcı adı ve şifresi ile yapılacak şekilde tasarlanmıştır. Bu nedenle hekim kullanıcı ad ve sistem giriş şifrelerinin kimseyle paylaşılmaması gerekmektedir. Sistem içerisinde yapılan her türlü işlem hekimin yasal sorumluluğundadır.
b) Poliklinik hasta kayıtları ya doğrudan hekim veya ilgili hekimin nezaretinde poliklinikte görevli yardımcı sağlık personeli tarafından yapılabilir. Ancak poliklinik modülü üzerinde yapılan her türlü işlem ilgili hekimin yasal ve genel sorumluluğundadır.
c) Poliklinik hasta kayıtları her günün sonunda poliklinik defteri bölümünden yazılı bilgisayar çıktısı olarak alınacak (pdf formatındadır) öncelikle ilgili hekim tarafından adı yazılı bölüm imzalandıktan sonra, sorumlu hekim tarafından imzalanıp mühürlenerek sayfa numarası verilip, ilgili hekim adına açılan dosyaya kaldırılacaktır. Her yılın sonunda bu poliklinik defter kayıtları arşiv yönetmeliğine uygun şekilde toplam kaç sayfadan oluştuğu en son poliklinik kayıt sayfasının arkasına yazılarak sorumlu hekim tarafından onaylanıp arşiv (Tıbbi hasta kaydı olduğu göz önüne alınarak) işlemine tabi tutulacaktır.
d) Otomasyona geçilen birinci basamak sağlık kuruluşlarında her türlü inceleme, çalışmaların hazırlanması ve değerlendirilmesinde, sistemden alınabilen çıktıdaki bilgiler kullanılabilecektir, ancak her hangi bir tereddüt halinde yukarda ki maddede (c maddesi) belirtildiği şekilde usulüne uygun olarak tutulan poliklinik defter kayıtları resmi kayıt olarak esas alınacaktır.
e) Hasta poliklinik kayıtları sırasında, standart kayıt işlemlerine ek olarak kayıt altına alınması gerek ve ihtiyaç duyulan her tür bilgi ve kayıt poliklinik modülü üzerindeki açıklama ve notlar bölümüne yazılacaktır.
f) Poliklinik Modülü ile hasta kaydı yapılamadığı durumlarda (elektrik ve internet kesintisi vb.) matbu olarak hazırlanmış olan hasta kayıt formu (Ek;1) doldurularak sorun ortadan kalkana kadar hizmet sunumunun kesintisiz olarak devamı sağlanacaktır. Daha sonra bu formlarda mevcut olan kayıtlar mümkünse aynı gün içinde hizmeti aksatmayacak biçimde poliklinik modülüne yeni poliklinik bölümünden kaydedilerek aktarılacak, açıklama ve notlar bölümüne kayıtların gecikmesine ait gerekçeniz mutlaka belirtilecektir. Yine matbu olarak doldurulmuş olan hasta kayıt formu gün bitiminde alınacak olan poliklinik defteri günlük çıktısına eklenerek arşiv yönetmeliğine uygun biçimde arşivleme işlemine tabi tutulacaktır.
Yukarda belirtilen hususlara uyulması, tüm hekimlere ve polikliniklerde görev yapan yardımcı sağlık personeline imza karşılığı tebliğ ve genelgenin bir nüshasının poliklinik odalarında ulaşılabilir halde bulundurulması, poliklinik defter çıktısının düzenli olarak arşivlenmesi gerekmektedir. Yukarıda belirtilen hususlar sorumlu hekimlerce takip edilecek ve müdürlüğümüzce yapılacak kontrollerde tespit edilecek eksiklik ya da aykırı uygulamalar durumunda ilgililer ve sorumlular hakkında yasal işlem yapılacaktır.
Gereğini rica ederim.

Kullanım Klavuzu İndirmek İçin...

sayfa başı

	Ana Sayfa